Okazuje się, że jedzenie od kilku miesięcy kosztuje bliżej 1900 zł, trzeba zapłacić ubezpieczenie samochodu, za dwa tygodnie są urodziny dziecka, a w poprzednim miesiącu pojawił się jeszcze dentysta. Budżet, który miał dawać poczucie kontroli, zaczyna przypominać dietę rozpisaną dla osoby, która lubi pizzę, ale w planie dostała wyłącznie brokuły.
Dobry budżet domowy nie powinien opisywać finansów, które chcielibyśmy mieć. Powinien pomagać zarządzać finansami, które rzeczywiście mamy.
Nie chodzi też o prowadzenie śledztwa w sprawie każdej wydanej złotówki. Informacja, że trzy tygodnie temu wydałaś 17,50 zł w piekarni, sama w sobie niewiele zmienia. Znacznie ważniejsze jest to, czy przed rozpoczęciem miesiąca wiesz, ile pieniędzy masz do dyspozycji, jakie wydatki Cię czekają i jaką część dochodu możesz przeznaczyć na swoje cele.
Dlatego budżet traktuję przede wszystkim jako plan podejmowania decyzji o pieniądzach, a nie archiwum paragonów.
Twoje wydatki: zacznij od rzeczywistych liczb, a nie od budżetu, który chciałabyś mieć
1. Sprawdź kilka poprzednich miesięcy
Zanim zaplanujesz kolejny miesiąc, zobacz, jak wyglądało kilka poprzednich. Otwórz historię rachunku, karty i innych miejsc, z których regularnie płacisz. Nie musisz od razu tworzyć kilkudziesięciu kategorii. Na początku chodzi o uzyskanie obrazu tego, ile rzeczywiście kosztuje Twoje obecne życie.
Jeden miesiąc może być tutaj kiepskim punktem odniesienia. W jednym nie kupujesz ubrań, w następnym wydajesz na nie kilkaset złotych. Raz samochód potrzebuje tylko paliwa, innym razem dochodzi przegląd albo naprawa. W jednym miesiącu nie ma żadnych rodzinnych uroczystości, a później trzy weekendy z rzędu przynoszą prezenty, wyjazdy i dodatkowe wydatki. Dlatego analiza kilku miesięcy daje znacznie więcej informacji.
Na tym etapie nie próbuj jeszcze niczego naprawiać. Najpierw potrzebujesz diagnozy.
2. Nie poprawiaj swoich wydatków podczas ich analizowania
To jeden z najczęstszych błędów przy tworzeniu budżetu. Patrzysz na historię rachunku i widzisz, że średnio wydajesz około 1800 zł miesięcznie na jedzenie. Myślisz: „to zdecydowanie za dużo, spokojnie powinnam zmieścić się w 1300 zł”. Do nowego budżetu wpisujesz więc 1300 zł.
Właśnie stworzyłaś plan z deficytem 500 zł, tylko jeszcze o tym nie wiesz.
Być może rzeczywiście da się zmniejszyć te wydatki. Ale analiza obecnej sytuacji i decyzja o zmianie zachowania to dwa różne etapy. Najpierw ustal, jak jest. Dopiero później zdecyduj, co chcesz zmienić i czy nowa kwota jest realna.
Ta zasada dotyczy nie tylko jedzenia. Jeśli średnio wydajesz 700 zł na restauracje, rozrywkę i spontaniczne wyjścia, wpisanie 100 zł nie tworzy automatycznie 600 zł oszczędności. Tworzy założenie, które dopiero trzeba będzie sprawdzić w praktyce.
To ważne również od strony psychologicznej. Kiedy budżet jest od początku zbudowany na zbyt optymistycznych założeniach, kolejne przekroczenia limitów łatwo interpretować jako brak dyscypliny. A problem może być znacznie prostszy: to nie Ty nie pasujesz do budżetu. To budżet został źle dopasowany do rzeczywistości.
Twoje dochody: ustal, jakimi pieniędzmi naprawdę dysponujesz w miesiącu
1. Zbierz wszystkie źródła dochodu netto
Kiedy wiesz już, jak wygląda druga strona równania, czas przyjrzeć się pieniądzom, które masz do dyspozycji. Interesuje nas tutaj dochód netto, czyli środki, którymi faktycznie możesz zarządzać. W gospodarstwie domowym może to być wynagrodzenie jednej lub dwóch osób, a także inne regularne wpływy.
Jeżeli co miesiąc otrzymujesz 8000 zł wynagrodzenia i 1000 zł z dodatkowego, regularnego źródła, punktem wyjścia do planowania może być 9000 zł. Dopiero tę kwotę będziemy w kolejnych krokach dzielić pomiędzy zobowiązania, codzienne życie, wydatki nieregularne i cele finansowe.
Sytuacja komplikuje się, kiedy dochody mocno zmieniają się z miesiąca na miesiąc. Nie będę rozwijać tego tutaj, ponieważ budżet przy nieregularnych dochodach wymaga osobnego sposobu planowania, który omówię w osobnym artykule.
2. Oddziel pewne dochody od pieniędzy, które mogą się pojawić
Jeżeli premia może wynieść 3000 zł, ale równie dobrze może jej nie być, nie planowałabym podstawowych wydatków tak, jakby te pieniądze były już na rachunku. Podobnie z dodatkowym zleceniem, które dopiero negocjujesz, prowizją zależną od wyniku czy spodziewanym bonusem.
Budżet zaczyna być niebezpiecznie optymistyczny, kiedy wydajemy pieniądze w planie wcześniej, niż faktycznie je zarobimy.
Dlatego przy planowaniu dobrze rozdzielić wpływy, na których możesz rozsądnie oprzeć dany miesiąc, od pieniędzy dodatkowych lub niepewnych. Jeśli te drugie rzeczywiście się pojawią, możesz zdecydować, co z nimi zrobić zgodnie ze swoim planem. To daje budżetowi znacznie stabilniejszy fundament. Zamiast budować go na najlepszym możliwym scenariuszu, zaczynasz od pieniędzy, którymi rzeczywiście możesz dysponować.
Zaczynamy planowanie: najpierw wpisz do budżetu zobowiązania i podstawowe koszty życia
1. Zacznij od wydatków, których nie możesz swobodnie przesunąć
Wiesz już, jakimi pieniędzmi rzeczywiście dysponujesz. Teraz trzeba sprawdzić, jaka część tej kwoty ma z góry określone zadanie. Zacznij od zobowiązań i podstawowych kosztów funkcjonowania gospodarstwa domowego. Rata kredytu lub czynsz, opłaty za mieszkanie, energia, telefon, internet, transport, koszty związane z dziećmi czy inne regularne zobowiązania nie znikną tylko dlatego, że w tym miesiącu masz ochotę przeznaczyć więcej pieniędzy na inny cel.
To właśnie po uwzględnieniu tych kosztów dowiadujesz się, jaka część dochodu jest rzeczywiście dostępna do dalszego rozdysponowania.
I tutaj przydaje się ważne rozróżnienie: wysoki dochód nie zawsze oznacza wysoką nadwyżkę finansową. Dwie rodziny zarabiające dokładnie tyle samo mogą mieć zupełnie inne możliwości oszczędzania, ponieważ różnią się wysokością kredytu, kosztami mieszkania, liczbą dzieci, sposobem dojazdu do pracy czy innymi zobowiązaniami.
Dlatego nie jestem zwolenniczką oceniania budżetu wyłącznie na podstawie uniwersalnych proporcji. Informacja, że ktoś przeznacza określony procent dochodu na mieszkanie albo jedzenie, bez znajomości całej sytuacji mówi zdecydowanie za mało.
2. Wydatki zmienne nadal potrzebują swojego miejsca
Po zobowiązaniach przychodzi czas na koszty, których wysokość zmienia się z miesiąca na miesiąc. Jedzenie, paliwo, chemia domowa, kosmetyki, ubrania, restauracje, rozrywka czy drobne zakupy nie zawsze dają się przewidzieć co do złotówki. Nie oznacza to jednak, że powinny zostać poza planem.
Tutaj właśnie przydaje się analiza poprzednich miesięcy. Jeśli widzisz, że zakupy spożywcze kosztowały kolejno 1600, 1750, 1680 i 1820 zł, masz znacznie lepszą podstawę do stworzenia budżetu niż własne przekonanie, że „na jedzenie powinno wystarczyć 1200 zł”.
Budżet nie wymaga przewidzenia każdego paragonu. Potrzebuje rozsądnego założenia, ile dana część życia zwykle kosztuje.
Nie musisz też tworzyć osobnej kategorii na pieczywo, kawę na mieście, środki czystości i każdą możliwą zachciankę. Kategorie powinny być na tyle szczegółowe, żeby dostarczały Ci użytecznych informacji, ale na tyle proste, żeby ich obsługa nie stała się dodatkową pracą.
Uwzględnij wydatki nieregularne: nie zapominaj o wydatkach, które nie pojawiają się co miesiąc
To jeden z momentów, w których nawet całkiem dobrze przygotowany budżet zaczyna się rozjeżdżać. Masz policzone mieszkanie, jedzenie, paliwo, raty i codzienne wydatki. Wszystko się zgadza. A później przychodzi płatność za ubezpieczenie samochodu i nagle w jednym miesiącu potrzebujesz dodatkowych 1500 zł.
Czy to był niespodziewany wydatek? Niekoniecznie. Nie pojawia się co miesiąc, ale można było przewidzieć, że się pojawi. Podobnie jest z prezentami świątecznymi, wakacjami, przeglądem samochodu, wyprawką szkolną, opłatami rocznymi czy innymi kosztami sezonowymi.
Jeżeli wiesz, że za rok zapłacisz około 1800 zł ubezpieczenia, możesz potraktować to jako jeden duży wydatek w miesiącu płatności. Możesz też spojrzeć na niego inaczej: 1800 zł rocznie oznacza średnio 150 zł miesięcznie, które trzeba uwzględnić w planie finansowym. Nie oznacza to, że każdą taką kwotę musisz fizycznie odkładać na osobnym rachunku. Chodzi przede wszystkim o to, żeby koszt istniał w Twoim planie, zanim pojawi się termin płatności.
Jeżeli coś wydarza się regularnie, tylko nie co miesiąc, nie jest finansową niespodzianką. Jest wydatkiem nieregularnym.
Przy tworzeniu pierwszego budżetu istotne jest więc spojrzenie nie tylko na ostatni miesiąc, ale również na cały rok. Możesz przejrzeć kalendarz i historię rachunku, a następnie przypomnieć sobie większe koszty, które występują sezonowo lub raz na kilka miesięcy. Wtedy budżet zaczyna przypominać mapę całego roku, a nie tylko plan przetrwania od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca.
Uwzględnij cele finansowe: oszczędności zaplanuj w budżecie, zamiast czekać na koniec miesiąca
Po uwzględnieniu kosztów życia i wydatków nieregularnych dochodzimy do pieniędzy przeznaczanych na przyszłość. Jeżeli masz już konkretny cel finansowy i wiesz, że chcesz przeznaczać na niego np. 800 zł miesięcznie, ta kwota powinna pojawić się w planie tak samo jak inne zaplanowane przepływy.
Jeśli dany cel jest dla Ciebie ważny, budżet powinien pokazywać, skąd wezmą się pieniądze na jego realizację. Dzięki temu możesz od razu zobaczyć, czy plan się spina. Jeżeli po wpisaniu wszystkich kosztów okazuje się, że na cel miało trafiać 1500 zł, ale realnie dostępne jest 700 zł, dostajesz ważną informację. Założenia wymagają zmiany.
Zostaw w budżecie pieniądze na normalne życie
Budżet jest już prawie gotowy. Masz dochody, zobowiązania, codzienne koszty, wydatki nieregularne i pieniądze przeznaczone na cele finansowe. Łatwo w tym momencie spojrzeć na pozostałą kwotę i dojść do wniosku: „świetnie, to też mogę odłożyć”. Matematycznie rzeczywiście możesz. Tylko że budżet, który zakłada, że przez najbliższe miesiące nie pójdziesz do restauracji, nie kupisz sobie niczego dla przyjemności i zrezygnujesz z każdego spontanicznego wyjścia, może szybko przestać działać.
Budżet ma uwzględniać życie, które naprawdę prowadzisz, a nie jego ascetyczną wersję stworzoną na potrzeby arkusza.
Nie oznacza to oczywiście, że każda zachcianka powinna znaleźć finansowanie. Chodzi o świadome pozostawienie przestrzeni na wydatki, które nie są konieczne, ale są częścią normalnego życia. To ważne również od strony psychologicznej. Bardzo restrykcyjny budżet może uruchamiać myślenie „wszystko albo nic”. Przez trzy tygodnie pilnujesz każdego wydatku, później przekraczasz jeden z limitów i pojawia się myśl: skoro budżet i tak już się nie zgadza, to ten miesiąc jest stracony.
A przecież przekroczenie jednej kategorii nie przekreśla całego planu.
Lubię porównywać to do diety. Jeśli sposób odżywiania zakłada, że już nigdy nie zjesz niczego dla przyjemności, problemem może nie być Twoja słaba wola. Problemem może być plan, którego trudno przestrzegać przez dłuższy czas.
Z finansami jest podobnie. Budżet powinien wymagać świadomych decyzji, ale nie powinien być comiesięcznym testem charakteru.
Nie każda złotówka wymaga osobnej kategorii
Drugą skrajnością jest stworzenie systemu tak szczegółowego, że jego prowadzenie zaczyna przypominać dodatkową pracę.
Restauracje osobno, kawa osobno, kino osobno, książki osobno, kosmetyki osobno, ubrania osobno. Po każdym zakupie trzeba wejść do aplikacji albo arkusza i zastanowić się, do której szufladki przypisać 37 zł.
Jeżeli lubisz taki poziom szczegółowości i pomaga Ci on podejmować decyzje, nie ma w tym nic złego. Nie jest jednak warunkiem skutecznego planowania budżetu.
Kategorie mają dostarczać informacji, na podstawie których możesz coś zrobić. Im bardziej skomplikowany system, tym więcej energii wymaga jego utrzymanie. Dlatego pierwszy budżet zrobiłabym raczej wystarczająco prosty, żeby rzeczywiście z niego korzystać, niż bardzo precyzyjny i porzucony po dwóch tygodniach.
Sprawdź, czy Twój budżet faktycznie się spina
Teraz możemy wreszcie zestawić wszystkie elementy. Załóżmy, że gospodarstwo domowe ma do dyspozycji 12 000 zł miesięcznie. Plan wygląda następująco:
- 5500 zł na zobowiązania i podstawowe koszty życia,
- 2500 zł na wydatki zmienne,
- 800 zł na przyszłe wydatki nieregularne,
- 2000 zł na oszczędności i cele finansowe,
- 700 zł na swobodne wydatki.
Razem: 11 500 zł.
Zostaje 500 zł marginesu. Budżet matematycznie się spina i daje pewną przestrzeń na różnice pomiędzy planem a rzeczywistością.
A teraz zmieńmy jedną rzecz. Okazuje się, że po analizie poprzednich miesięcy wydatki zmienne wynoszą realnie około 3300 zł, a nie 2500 zł. Nagle plan potrzebuje 12 300 zł przy dochodzie wynoszącym 12 000 zł.
I właśnie w tym momencie budżet zaczyna być naprawdę użyteczny.
Nie mówi Ci: „źle zarządzasz pieniędzmi”. Pokazuje konkretny problem: chcesz przeznaczyć więcej pieniędzy, niż masz do dyspozycji. Możesz teraz świadomie zdecydować, które założenie wymaga korekty. Bez budżetu te same 300 zł niedoboru prawdopodobnie również by się pojawiło, tylko zauważyłabyś je później na saldzie rachunku.
Nie dopasowuj matematyki do oczekiwań
Gdy suma planowanych wydatków jest wyższa niż dochód, kuszące jest poprawienie kilku liczb tak, żeby arkusz zrobił się zielony.
„Na jedzenie zejdziemy o 300 zł.”
„Na paliwo wpiszę 100 zł mniej.”
„W przyszłym miesiącu po prostu nie będziemy tyle wydawać.”
Być może rzeczywiście możesz ograniczyć część kosztów. Ale sama zmiana wartości w tabeli jeszcze tego nie powoduje.
Budżet ma pokazywać konsekwencje Twoich decyzji, a nie potwierdzać wynik, który chcesz zobaczyć.
Jeżeli brakuje 600 zł, masz przed sobą konkretną informację. Możesz sprawdzić, które wydatki rzeczywiście da się zmienić, skorygować tempo realizacji któregoś celu albo poszukać innych rozwiązań. Nie będę tutaj rozwijać sposobów wychodzenia z takiej sytuacji, ponieważ to temat na osobny artykuł.
Ważne jest natomiast, żeby nie traktować ujemnego wyniku jako porażki w tworzeniu budżetu. Wręcz przeciwnie. Jeżeli budżet pokazał problem, zanim problem pojawił się na koncie, właśnie wykonał swoją pracę. Dzięki temu nie musisz czekać do dwudziestego piątego dnia miesiąca, żeby odkryć, że pieniędzy jest mniej, niż zakładałaś. Widzisz konflikt pomiędzy planami a możliwościami wcześniej, kiedy nadal możesz zdecydować, co z nim zrobić.
Różnica między planem a rzeczywistymi wydatkami nie oznacza porażki
Pierwszy budżet nie jest egzaminem z zarządzania pieniędzmi. Jest pierwszą wersją planu, którą dopiero konfrontujesz z rzeczywistością. Jeżeli zaplanowałaś 1500 zł na daną kategorię, a przez trzy kolejne miesiące wydajesz około 1800 zł, masz bardzo cenną informację. Możliwe, że założony limit był zbyt niski. Możliwe również, że wydatki rzeczywiście chcesz zmniejszyć, ale dotychczasowy sposób działania do tego nie prowadzi.
W obu przypadkach wiesz już więcej niż w momencie tworzenia pierwszego planu.
Dlatego różnicy między budżetem a rzeczywistymi wydatkami nie traktowałabym automatycznie jako błędu. Odchylenie jest informacją zwrotną. Dopiero na jej podstawie możesz zdecydować, czy trzeba zmienić zachowanie, czy sam budżet.
To podejście pozwala również uniknąć jednej z największych pułapek planowania: ciągłego zaczynania od nowa. Nie potrzebujesz nowego systemu za każdym razem, gdy jeden miesiąc wygląda inaczej, niż zakładałaś. Potrzebujesz poprawić ten, który już masz.
Po miesiącu porównaj plan z rzeczywistością
Po zakończeniu miesiąca zestaw ze sobą dwie rzeczy: ile planowałaś wydać i ile rzeczywiście zostało wydane. Nie musisz analizować każdego paragonu. Zacznij od największych różnic.
Jeżeli na jedzenie zaplanowałaś 1700 zł, a wydałaś 1760 zł, być może nie ma czego naprawiać. Jeśli natomiast plan wynosił 1200 zł, a rzeczywiste wydatki sięgnęły 1900 zł, warto sprawdzić, skąd bierze się tak duża różnica.
Podobnie patrz na pozostałe elementy budżetu. Czy pojawiły się koszty, których nie uwzględniłaś? Czy kwota przeznaczona na wydatki nieregularne była wystarczająca? Czy udało się odłożyć zaplanowaną sumę? Czy pieniądze na swobodne wydatki wystarczyły na cały miesiąc?
Na tej podstawie poprawiasz kolejną wersję planu. Budżet z każdym miesiącem powinien coraz lepiej opisywać Twoje prawdziwe finanse. Nie dlatego, że nauczysz się perfekcyjnie przewidywać przyszłość, ale dlatego, że zaczynasz podejmować decyzje na podstawie własnych danych zamiast przypuszczeń.
Po kilku takich cyklach planowanie może stać się znacznie prostsze. Wiesz już mniej więcej, ile kosztują podstawowe kategorie, które miesiące są droższe i gdzie najczęściej pojawiają się różnice. Budżet przestaje być projektem, który co miesiąc tworzysz od zera. Staje się systemem, który aktualizujesz.
Jeżeli masz wrażenie, że zarabiasz całkiem dobrze, ale trudno Ci powiedzieć, ile naprawdę możesz regularnie odkładać, albo kolejne finansowe cele ciągle konkurują o te same pieniądze, warto zacząć właśnie od uporządkowania przepływów. Jeśli chcesz zrobić to wspólnie, podczas konsultacji możemy przyjrzeć się Twojej sytuacji szerzej: zobaczyć, gdzie jesteś dzisiaj, uporządkować najważniejsze elementy finansów i przełożyć je na plan, który da się realizować również poza Excelem.
